Hướng Dẫn Setup Văn Phòng Làm Việc Từ Danh Sách Nội Thất Đến Thứ Tự Thi Công

Setup văn phòng làm việc

1. Setup văn phòng làm việc bắt đầu từ đâu?

Setup phòng làm việc không bắt đầu bằng việc chọn bàn ghế. Bắt đầu bằng việc xác định số người làm việc trong 12-24 tháng tới, không phải số người hiện tại. Đây là sai lầm phổ biến nhất: startup 10 người thuê mặt bằng và setup phòng làm việc vừa khớp 10 chỗ ngồi, 6 tháng sau tuyển thêm 5 người không biết đặt bàn ở đâu.

Thứ tự đúng khi setup văn phòng làm việc từ đầu:

• Bước 1 là lên bản vẽ mặt bằng tỷ lệ 1:50 hoặc 1:100 với đầy đủ vị trí cột, cửa đi, cửa sổ, hộp kỹ thuật điện và điều hòa. Không có bước này thì mọi quyết định về nội thất phía sau đều là đoán mò.
• Bước 2 là xác định vùng chức năng trước khi chọn nội thất: vùng làm việc cá nhân, vùng họp, vùng nghỉ ngơi / pantry, khu lưu trữ, quầy lễ tân nếu có. Mỗi vùng cần diện tích tối thiểu khác nhau và ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định setup văn phòng làm việc.
• Bước 3 mới là chọn nội thất theo từng vùng, bắt đầu từ vùng làm việc cá nhân là vùng chiếm diện tích và ngân sách lớn nhất.

2. Danh sách nội thất cần thiết khi setup văn phòng làm việc

Phần này liệt kê nội thất theo thứ tự ưu tiên ngân sách khi setup phòng làm việc lần đầu, từ không thể thiếu đến nên có đến ưu tiên thấp hơn.

2.1. Không thể thiếu 

Bàn làm việc là hạng mục trung tâm của mỗi chỗ ngồi khi setup văn phòng làm việc. Kích thước tối thiểu: rộng 120cm, sâu 60cm cho một màn hình; rộng 140-160cm, sâu 70-80cm cho hai màn hình hoặc laptop kết hợp màn hình ngoài. Chiều cao mặt bàn tiêu chuẩn Việt Nam: 74-76cm. Cốt MFC 18mm hoặc gỗ tự nhiên; chân sắt sơn tĩnh điện hoặc gỗ.

Ghế làm việc không phải là chỗ để tiết kiệm. Nhân viên ngồi 8 giờ/ngày, ghế kém chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cột sống và năng suất. Tiêu chuẩn tối thiểu cho setup văn phòng làm việc chuyên nghiệp: ghế xoay có điều chỉnh độ cao, tựa lưng có điều chỉnh góc nghiêng, đệm foam mật độ 40kg/m³ trở lên.

2.2.  Nên có ngay từ đầu 

Tủ ngăn kéo cá nhân (pedestal) mỗi chỗ ngồi khi setup văn phòng làm việc là giải pháp lưu trữ cá nhân thiết yếu. Tủ hồ sơ chung hoặc kệ lưu trữ tập trung cho toàn phòng. Bàn họp và ghế họp nếu có phòng họp riêng, kích thước bàn họp phụ thuộc số người, tiêu chuẩn 60cm chiều rộng mỗi người ngồi.

2.3. Bổ sung sau khi ổn định 

Quầy lễ tân nếu có khách hàng ghé thường xuyên. Sofa khu vực chờ và tiếp khách. Các loại kệ trang trí, cây xanh và phụ kiện tạo cảm giác thân thiện cho không gian. Đây là nhóm thường bị setup văn phòng làm việc đầu tiên bỏ qua do ngân sách, nhưng ảnh hưởng lớn đến ấn tượng của khách hàng và đối tác khi ghé thăm.

Những món nội thất cần có khi setup phòng làm việc

Xem thêm: 6 Tiêu Chuẩn Thiết Kế Nội Thất Văn Phòng Cao Cấp

3. Tiêu chuẩn không gian khi setup văn phòng làm việc

Diện tích tối thiểu mỗi chỗ ngồi trong văn phòng theo tiêu chuẩn Việt Nam là 4-5m² (bao gồm không gian bàn và khoảng cách đi lại). Văn phòng cao cấp thường tính 6-8m²/người để tạo cảm giác thoải mái và riêng tư hơn.

Nhưng số liệu trên chỉ là điểm khởi đầu. Setup văn phòng làm việc thực tế còn phụ thuộc vào số lượng phòng họp cần thiết (mỗi 10 nhân viên nên có 1 phòng họp 6-8 chỗ), diện tích pantry (tối thiểu 6m² cho văn phòng 20 người) và khu vực chờ khách nếu có.

Ánh sáng là yếu tố kỹ thuật ảnh hưởng lớn đến năng suất khi setup phòng làm việc nhưng thường bị bỏ qua. Tiêu chuẩn chiếu sáng tại mặt bàn làm việc là 300-500 lux theo ISO 8995. Ánh sáng tự nhiên nên được tối đa hóa bằng bố trí bàn vuông góc với cửa sổ (không đối diện hoặc quay lưng lại với cửa sổ để tránh chói hoặc bóng tối).

4. Những điểm dễ bỏ quên nhất khi setup văn phòng làm việc

Qua kinh nghiệm thi công hàng trăm dự án văn phòng, Bemos ghi nhận năm hạng mục thường bị bỏ qua đến lúc dọn vào mới nhớ ra  và khi đó đã phải khắc phục tốn kém hơn nếu làm từ đầu.

Quản lý cáp điện là điểm bị bỏ qua phổ biến nhất khi setup văn phòng làm việc. Mỗi bàn làm việc cần tối thiểu 2 ổ điện đơn 3 lỗ và 1 ổ RJ45 (mạng LAN) trong tầm tay, không phải kéo dây dài chạy trên sàn. Hãy lên sơ đồ điện chi tiết trước khi lắp nội thất, vì sau khi đặt bàn rồi thì đục sàn hoặc tường để chỉnh lại rất tốn kém.

Âm thanh trong văn phòng mở ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất. Setup phòng làm việc kiểu open-plan mà không xử lý tiêu âm sẽ tạo ra tiếng vang khó chịu. Các giải pháp tiêu âm đơn giản: thảm sàn, rèm dày, tấm tiêu âm trên tường và cây xanh trong văn phòng, những hạng mục không đắt nhưng khác biệt rõ rệt về trải nghiệm làm việc.

Lưu ý khi setup phòng làm việc

Xem thêm: Bố Trí Nội Thất Văn Phòng Chủ Tịch Với Bàn Chữ L Đẹp Và Chuẩn Nhất

5. Câu hỏi thường gặp

Setup văn phòng làm việc cho 10 người cần diện tích tối thiểu bao nhiêu?

Tối thiểu 60-70m² cho 10 chỗ ngồi, bao gồm không gian đi lại và 1 phòng họp nhỏ 4-6 chỗ. Nếu thêm pantry và khu tiếp khách thì cần từ 80-100m². Setup phòng làm việc thoải mái hơn cần 8-10m²/người.

Ngân sách setup văn phòng làm việc 10 người tốn bao nhiêu?

Ngân sách nội thất cơ bản (bàn, ghế, tủ) cho 10 chỗ ngồi từ 50-80 triệu đồng ở phân khúc tầm trung. Phân khúc cao cấp (gỗ tự nhiên, ghế ergonomic, nội thất đồng bộ) từ 150-250 triệu. Liên hệ Bemos để được báo giá chi tiết theo danh sách thực tế của dự án.

Thứ tự nào để setup văn phòng không phải làm lại?

Thứ tự chuẩn: (1) Bản vẽ mặt bằng, (2) Phân vùng chức năng, (3) Sơ đồ điện-mạng, (4) Thi công điện-mạng, (5) Lắp điều hòa, (6) Đặt nội thất, (7) Cây xanh và phụ kiện. Làm sai thứ tự từ bước 4 trở về sau thường phải làm lại tốn kém.

Có nên mua nội thất trọn bộ hay từng món riêng lẻ?

Mua trọn bộ từ một nhà sản xuất đảm bảo đồng bộ màu sắc và chất liệu, thường được chiết khấu theo lô và bảo hành thống nhất. Mua từng món riêng lẻ linh hoạt hơn nhưng dễ không đồng bộ. Với setup văn phòng làm việc từ 20 chỗ trở lên, đặt trọn bộ từ một đơn vị sản xuất thường hiệu quả hơn về tổng chi phí và quản lý tiến độ.

Kết luận

Setup văn phòng làm việc hiệu quả là quy trình, không phải mua sắm ngẫu hứng. Bắt đầu từ bản vẽ mặt bằng, xác định vùng chức năng, ưu tiên ngân sách theo nhóm và kiểm tra kỹ những hạng mục dễ bỏ quên như hệ thống điện và âm thanh. Đồ nội thất chất lượng tốt ngay từ đầu tiết kiệm hơn mua lại sau 2-3 năm khi đã hỏng. Ghế và bàn là hai hạng mục không nên tiết kiệm sai chỗ. Bemos sẵn sàng đồng hành từ khâu tư vấn, thiết kế đến sản xuất và lắp đặt toàn bộ nội thất văn phòng. Gọi 0372 803 688 hoặc truy cập bemos.vn để bắt đầu.

---------------------

Công ty THNH Nội thất Bemos

Showroom: 234 Nguyễn Văn Giáp, Phường Từ Liêm, Hà Nội

Nhà máy:  Số 58 đường Thanh Quả, thôn Sinh Quả, xã Bình Minh, TP.Hà Nội

Hotline: 0372 803 688 .